Mis oleks kui koliks ka raamatupidamise veebi?

Viimasel aastal nägi mu raamatupidamine välja selline:

1. kogusin kõik kuludokumendid ühte mappi
2. arved tegin enda tehtud malli kasutades tekstiredaktoris
3. palgaarvestuse tegin Merit Palgas
4. E-maksuametis aruannetesse (KMD, TSD, INF) sisestasin infot käsitsi (no ja vajalikud arvud lõin ka kokku ise kalkulaatoril või arvutustabelis arveid ja tsekke lapates)
5. majandusaasta aruande tegemise eel võtsin ühekuuse litsensi Merit Aktiva programmi kasutamiseks
6. sättisin sealse kontoplaani endale sobivaks
7. paari päevaga toppisin kõik eelneva aasta kuludokumendid, aga ka välja saadetud arved sinna programmi (ja hoidisn hinge kinni, et kas ikka kõik dokumendid alles on)
8. siis tegin ka muud vajalikud kanded  (pangateenused, rahaülekanded, palk (kandsin üle Merit Palgast),jmt)
9. trükkisin endale aruanded (bilanss, kasumiaruanne, rahavoogude aruanne)
10. läksin ettevõtjaportaali ja sisestasin majandusaasta aruandesse oma andmed

Nüüd aga tekib ehk võimalus proovida SimplBooks´i võimalusi. Millised on ootused? Tegin enda jaoks nimekirja:

1. ajakulu vähenemine
2. pideva ülevaate omamine ettevõtte majanduslikust seisust
3. ühe-arvuti-orjuse lõppemine - ligipääs oma asjadele kõikjalt, kus internet
4. programmi lihtsus 

Aga miks mitte kolida Merit Aktiva pilveversiooni? Minu pisiettevõtte jaoks on see lihtsalt liiga kallis. 

Pealegi tundub, et SimplBooks teab kuidas end ka kodulehega müüa - see on hea ülevaatlik, infot lihtne leida. Merit Aktiva võiks oma lehegi vähem tekstikeskseks muuta, sest programm ise on ju väga hea.

Arve mall

Pilvele kolides tuli mõned asjad ümber korraldada. Näiteks uued mallid teha, mis Google Drive´i keskkonnas töötaksid. Alustasin arve mallist, kuna seda kasutan enim. Libre Office´s oli mall tekstiredaktoris tehtud, kuid Google Docs nii võimekas veel ei ole. Seega tegin malli hoopis Google Sheets´is ehk tabelina. Nii töötab asi küll.

Mall ise näeb välja nii:

Kolimine Google Drive´i

Kes ei tahaks istuda kõrgel pilve serval ja omada sealt head ülevaadet igal hetkel. Mina küll tahan ja nii ma kolimise virtuaalsele pilvele ette võtsingi.

Miks alles nüüd? Pilve kasutada lihtsalt laoruumina puudus mul igasugune huvi ning veel mõned aastad tagasi ei pakkunud pilveteenused piisavalt häid võimalusi dokumentide loomiseks ja redigeerimiseks. Eks isiklikuks tarbeks sai katsetatud nii Google´i kui Microsofti lahendusi, kuid rahul polnud kummagagi. Nii ajasin läbi Libre Office´i pakutavaga ja tassisin mälupulka endaga kaasas, kui kontorist väljas olles dokumentidele ligi oli vaja pääseda.

Nüüd üle pika aja võtsina aega uuesti süveneda pilveteenuste võimalustesse. Endiselt jäid silma eelkõige Microsofti ja Google´i pakutavad OneDrive ja Google Drive. Lugesin mõned arvustused läbi  ja näppisin mõlemat. Kuna kummalgi märkismisväärset paremust teise ees ei olnud, vähemalt mitte sellist, mis mulle olulisena tundus, siis sai valiku tegemisel otsustavaks see, et aktiivsemalt kasutan Gmaili postkasti. Seega - Google Drive.

Pilvele kolimise eelised:

• Saan kõikjal, kus internet, oma dokumentidele ligi, neid luua, muuta, jagada ja saata, ilma konkreetset mäluseadet taskus kandmata
• Ligipääsuks piisab ka mobiilist
• Googel Drive´l super otsing (suudab tuvastada teksti  ning objekte fotodelt)
• Mugav mitmekesi sama dokumendi kallal töötada nii samal ajal kui ajas lahus
• Fotod liiguvad sujuvalt ise mobiilist pilve

Lisaks (juhul kui internet peaks mingil hetkel kaduma) on võimalik pilves olevate dokumentidega ka offlines tööd teha.

NB! Alati tasub oma dokumentidest aeg-ajalt varukoopia teha. Mina teen seda kord kuus - lihtsalt kopeerin kogu Google Drive´i kausta selleks ette nähtud välisele kõvakettale.